Politica de confidentialitate referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal

Introducere

Asociatia TMF  este o persoana juridica fara scop lucrativ , avand CIF 41287577 , Aleea Rășinari NR. 4, BL. A1, Et. 4, Ap. 17, Cluj-Napoca, Jud. Cluj, Romania

Asociatia TMF care are ca scop general organizarea de proiecte educative, culturale, sportive si stiintifice de interes colectiv si de a promova în rândul publicului larg cultura montana, respectul pentru mediul înconjurător, fauna, flora, conservarea naturii si a zonelor montane. Totodată se urmăreşte organizarea de activităţi şi competiţii educative, culturale, sportive si stiintifice precum şi participarea la astfel de activităţi şi competiţii, expeditii, excursii, drumeţii, tabere și festivaluri, în ţară şi în străinătate.

Asociatia TMF  cunoaste importanta datelor personale si se angajeaza sa protejeze confidentialitatea si securitatea acestora si garanteaza ca datele cu caracter personal vor fi prelucrate cu buna-credinta si in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare. Acest angajament nu se aplica si in cazul informatiilor dezvaluite deliberat de catre Client unor parti terte (catre alte persoane fizice/juridice.)

Cum colectam datele cu caracter personal care va privesc si scopul acestor prelucrari

Asociatia TMF  prelucreaza date cu caracter personal in activitatile de organizare a evenimentelor deschise tuturor iubitorilor de natura, sport, fotografie si film, asigurandu-se de respectarea obligatiilor legale prevazute de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR), precum si de respectarea cerintelor legale prevazute de legislatia nationala din domeniul de referinta.

Asociatia TMF  prelucreaza datele personale ale persoanelor fizice, in temeiul legii, cu buna-credinta, in scopuri legitime, pentru a asigura o buna informare a acestuia in legatura cu evenimentele organizate, precum si pentru buna derulare a evenimentelor culturale și sportive prin crearea programului evenimentelor, proiecțiilor, competitiilor, afisarea rezultatelor si clasamentelor, a celor mai buni participanti in comeptitiie si altele asemanatoare.

Prelucrarea datelor personale la nivelul Asociatiei TMF  inseamna colectarea, utilizarea, stocarea, afisarea, copierea, transmiterea, organizarea si structurarea, interpretarea, stergerea, modificarea si/sau completarea.

Va informam ca Asociatia TMF  administreaza datele cu caracter personal pe care ni le furnizati in conditii de siguranta si numai pentru scopurile precizate mai jos.

Datele dumneavoastra sunt colectate astfel:

1. Online:

Prin intermediul formularelor de inscriere la ateliere, formularelor de contact, formularelor de inscriere la concursuri foto si film, newslettere de pe website-ul www.transylvaniamountainfestival.ro

Pe pagina de Facebook, pe Instagram, peTwitter, pe Vimeo, pe Linkedin intitulate Transylvania Mountain Festival – iar datele personale accesate prin aceasta prelucrare nu sunt pastrate de catre asociatia noastra.

Categoriile de date care sunt colectate in aceste pagini sunt urmatoarele:

  • Nume si prenume
  • Nr. telefon
  • Adresa de e-mail

si sunt necesare pentru a va asigura participarea la evenimentele culturale și sportive pe care le organizam si pentru corespondență ulterioară cu dumneavoastră.

2. Prin terțe platforme web – pentru achizitia de bilete.

Aceste date sunt prelucrate prin:

– platforma Eventway,  integrata in platforma  web transylvaniamountainfestival.ro.

-platforme terțe, aprținând locațiilor partenere unde au loc evenimentele asociației TMF

Prin completarea datelor de inscriere la un eveniment cultural – sportiv – educative, in conditiile mentionate anterior, va exprimati consimtamantul ca datele dumneavoastra sa fie prelucrate de Asociatia TMF  in scopul organizarii si desfasurarii evenimentului respectiv, inclusiv pentru trimiterea ulterioara a unor mesaje referitoare la organizarea unor evenimente cultural – sportive – educative similare.

3. În timpul evenimentelor  pe care le organizam prin preluarea si publicarea de imagini si secvente video pe paginile web ale asociatiei noastre.

Scopul acestei prelucrari este de a promova activitatile cultural – sportive – educative in randul tinerilor precum si de a promova competitiile organizate de Asociatia TMF  in acest sens.

Perioada de stocare a acestor imagini este de 5 ani.

Va puteti opune oricand la aceasta prelucrare, prin intermediul formularului de inscriere pe care il completati sau prin transmiterea unui mesaj in acest sens la adresa contact[@]transylvaniamountainfestival.ro .

4. Prin intermediul formularelor completate de dumneavostra, privind participarea la un eveniment  cultural – sportiv – educativ, unde va puteti exprima si consimtamantul cu privire la folosirea datelor dvs. de contact in scopul pastrarii unui dialog periodic cu noi.

Categoriile de date colectate in aceasta sectiune sunt:

  • Nume si prenume
  • Adresa de e-mail
  • Data nasterii
  • Numar telefon

Datele respective ne sunt necesare pentru a putea coresponda cu dumneavoastra . Participarea le evenimentul cultural – sportiv – educativ dorit nu este conditionata de existenta consimtamantului dumneavoastra privind transmiterea ulterioara de mesaje.

Completarea formularului de inregistrare

Pentru inscrierea la evenimentele organizate de Asociatia TMF  trebuie sa completati formularul de inregistrare specific categoriei de eveniment sau concurs ales.

În momentul completarii si finalizarii formularului de inregistrare colectam de la dvs. numele, prenumele, categoria, varsta, nr. de telefon si adresa de email, orasul si IP-ul. In unele situatii (activitati sportive) chiar si fisele dvs medicale, dosar medical.

Aceste date cu caracter personal ne sunt necesare pentru a putea valida si asigura inscrierea dvs. la evenimentul ales. Temeiul prelucrarii il reprezinta raportul contractual dintre parti astfel cum este acesta stabilit prin Regulamentul de Concurs / Regulamentul de festival / Regulamentul Activitatii alese. În masura in care nu sunteti de acord cu prelucrarea datelor dvs.  Asociatia TMF  nu va putea valida si asigura inscrierea dvs. la evenimentul dorit. Totodata pentru a putea emite dovezile de plata aferente taxei de inscriere colectam de la dvs. si datele dvs. bancare, respectiv: nr cont si banca.

Prin completarea si trimiterea formularului de inregistrare ne dati acordul dvs. pentru prelucrarea imaginii dvs., in format foto si video. Dupa desfasurarea evenimentului putem publica pe website-ul nostru asftel de imagini.

Totodata pozele si video-urile realizate cu ocazia organizarii evenimentelor vor fi publicate pe pagina noastra de facebook, pe contul de Instagram, Youtube . Fotografiile vor fi pastrate pe site si pe celelalte conturi pe o perioada de 10 ani.

Rezultatul, clasamentul la competitia la care ati participat o afisam pe site-ul nostru  unde publicam numele si prenumele dvs., nr. de concurs, proba, timpul realizat, categoria de varsta si locul in clasament.

In masura in care nu sunteti de acord ca pozele realizate cu dvs. sa fie publicate pe website-ul nostru  sau pe retelele de socializare sau daca pozele apar in prezent pe site sau pe retelele de socializare si nu mai sunteti de acord sa apara in continuare, va rugam sa ne anuntati printr-o cerere pe adresa info[@]transylvaniamountainfestival.ro  prin care sa ne indicati pozele pe care doriti sa le stergem si vom da de indata curs solicitarii dvs.

Newsletter – Marketing

Abonarea si dezabonarea la newsletter-ul  Transylvania Mountain Festival este gratuita si voluntara si se face exclusiv in baza consimtamantului dvs. Newsletter-ul reprezinta un mijloc de informare periodic, exclusiv electronic (e-mail, SMS) asupra evenimentelor promotiilor, etc. Asociatiei TMF  intr-o anumita perioada, fara niciun angajament din partea Asociatiei TMF cu referire la informatiile continute de acesta.

Pentru a asigura serviciile de marketing colectam de la dvs. adresa de e-mail, nr. de telefon, nume, prenume. Aceste date vor fi folosite in mod exclusiv pentru a va tine la curent cu privire la evenimentele noastre. Temeiul prelucrarii datelor cu caracter personal il reprezinta consimtamantul dvs., durata prelucrarii fiind intreaga durata a existentei consimtamantului.

Google Analytics

Folosim Google Analytics, un serviciu de analiza web, oferit de Google, Inc. (“Google”) http://www.google.com/analytics/ pentru a analiza utilizarea paginilor, interactiunea cu paginile si optiunile de navigare ale vizitatorilor pe site si anonimizam caracteristicile analizate.

Alte link-uri

Acest website contine link-uri catre alte website-uri (de ex. pixel Facebook). Asociatia TMF nu este responsabila de politica de confidentialitate practicata de terți. Informatii privind scopul si volumul colectarii datelor, prelucrarea si utilizarea ulterioara a datelor cu caracter personal prin furnizorul respectiv, cat si drepturile dvs. si posibilitatile de setare referitoare la acestea in vederea protectiei vietii dvs. private le gasiti in instructiunile referitoare la protectia datelor ale furnizorului respectiv.

Alte consideratii

Va informam ca exactitatea datelor personale pe care le introduceti in paginile WEB Transylvania Mountain Festival sau in formularele de inscriere la eveniment se afla in responsabilitatea dumneavoastra.

Asociatia TMF  nu verifica datele introduse si nu intentioneaza sa solicite alte informatii pentru a va identifica.

Datele pe care le furnizati catre Asociatia TMF sunt folosite ca atare pentru:

  • Înscrierea si participarea la evenimentele  organizate de asociatia noastra,
  • Pentru contact si comunicare ulterioara pe domeniile de activitate ale Asociatiei TMF

Daca nu sunteti de acord ca datele sa va fie prelucrate de catre noi, aveti dreptul si libertatea de a nu va inregistra ca utilizator pe site-ul nostru sau de a nu va transmite datele personale in paginile WEB sus-mentionate.

În situatia in care nu doriti sa va introduceti datele personale in pagina WEB, veti putea in continua sa utilizati site-ul nostru pentru a va informa cu privire la serviciile oferite de asociatia noastra, la pasii pe care trebuie sa ii parcurgeti in acest sens si cu privire la alte informatii de interes.

Precizam ca in site-urile WEB ale asociatiei noastre nu exista un proces decizional automatizat incluzand crearea de profiluri, asa cum este mentionat la articolul 22 alineatele (1) si (4) din GDPR.

Daca sunteti minor si accesati unul din site-urile asociatiei noastre o puteti face doar daca aveti consimtamantul unui parinte sau a tutorelui legal.

Temeiul legal al prelucrării datelor  

Va informam ca datele cu caracter personal care va privesc sunt prelucrate de catre Asociatia TMF, platforma Transylvania Mountain Festival pe baza consimtamantului liber exprimat de dumneavoastra, in paginile WEB de contact, de inregistrare utilizator si de autentificare (precizate anterior).

Va informam ca, in orice moment, aveti dreptul de a va retrage consimtamantul dvs. privind prelucrarea datelor care va apartin, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia, prin transmiterea, in acest sens, a unui email la adresa noastra. În aceasta situatie, datele dumneavoastra personale vor fi sterse din evidenta noastra si orice prelucrare a acestora va inceta.

Precizam ca, pentru evidentele contabile, datele aferente vor fi pastrate potrivit prevederilor Anexei nr. 1 la Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Securitatea prelucrărilor de date personale

Va asiguram ca, pentru prelucrarea datelor personale care va privesc, Asociatia TMF  a alocat toate resursele necesare si disponibile in vederea implementarii unor masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a asigura confidentialitatea, integritatea si disponibilitatea acestor date, dintre care amintim:

  • Echipamente de securizare a accesului la retea (Firewall)
  • Componente specifice de protectie anti-virus
  • Aplicarea regulata de patch-uri si upgrade-uri pentr componentele software/hardware implicate
  • Instruirea persoanelor ( inclusiv a voluntarilor) care administreaza aplicatia cu privire la responsabilitatile si obligatiile pe care le au in vederea asigurarii securitatii adecvate a prelucrarilor de date
  • Acces restrictionat la date
  • Testare perioadica e eficientei masurilor de securitate aplicate

Informații referitoare la stocarea datelor personale

Toate informatiile personale pe care le trimiteti prin intermediul aplicatiilor WEB ale Asociatiei TMF sunt pastrate pe servere securizate si pot fi accesate de catre personalul nostru pentru a va oferi serviciile solicitate sau pentru a asigura servicii tehnice de intretinere si de mentenanta.

Durata de stocare a datelor personale care va privesc este, dupa caz:

  • Pentru datele cu caracter personal care va privesc, introduse in paginile de contact, solicitare oferta sau pentru oferirea unui card cadou durata de pastrare este de 12 luni de la ultima corespondenta cu dumneavoastra, dupa care vor fi sterse prin proceduri automate;
  • Pentru datele furnizate de dvs. pentru inregistrarea pe site, datele vor fi pastrate pana in momentul in care va exercitati dreptul de stergere (dreptul de a fi uitat) sau dreptul de opozitie;
  • Pentru datele personale care va privesc, utilizate in cadrul contractelor avute cu noi, durata de pastrare a acestora este in conformitate cu legislatia existenta in domeniul fiscal.

În interes legitim, putem pastra datele dumneavoastra si ulterior termenelor mentionate mai sus, in format anonimizat (care nu va mai identifica), in scopuri statistice.

Ce drepturi aveti?

Prin cererea dvs. transmisa prin email sau prin servicii postale va puteti exercita, cu titlu gratuit, urmatoarele drepturi:

Dreptul de a fi informat. Daca doriti si alte informatii referitoare la prelucrarea datelor personale, in afara celor precizate aici, va rugam sa ne transmiteti o solicitare in acest sens.

Dreptul de acces la datele care va privesc, respectiv prin confirmarea prelucrarii datelor personale si, dupa caz, furnizarea de informatii referitoare la: categoriile de date prelucrate, scopul prelucrarii, posibili destinatari, durata de stocare, interesul legitim, precum si informatii referitoare la drepturile dumneavoastra. De asemenea, puteti solicita o copie a datelor personale care va privesc.

Dreptul la rectificarea datelor, in situatia in care considerati ca acestea sunt incorecte sau incomplete (inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare).

Dreptul de stergere (dreptul de a fi uitat), presupune stergerea datelor cu caracter personal care va privesc, fara intarzieri nejustificate.

Dreptul de a restrictiona procesarea pentru o perioada limitata, sens in care trebuie sa ne solicitati perioada pentru care vreti sa va fie restrictionata prelucrarea datelor dvs., si dupa caz, motivul acestei solicitari.

Dreptul la portabilitatea datelor, respectiv dreptul de a primi datele cu caracter personal care va privesc si pe care le-ati furnizat operatorului intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si dreptul de a transmite aceste date altui operator.

Dreptul la opozitie, respectiv dreptul de a va opune, in orice moment, la prelucrarea datelor personale care va privesc. Va amintim ca acest drept poate fi materializat imediat, prin retragerea consimtamantului dvs., potrivit celor mentionate in prezentul document. De asemenea, va informam ca aveti dreptul de a va opune, in orice moment, la activitatile de marketing direct efectuate cu datele dvs. Personale.

Dreptul de a nu face parte la un proces decizional individual automatizat, inclusiv prin crearea de profiluri.

În situatia in care considerati ca v-au fost incalcate drepturile legale mentionate anterior, va informam ca aveti dreptul de a va adresa in instanta sau de a adresa o plangere la Autoritatea de Supraveghere a Prelucrarilor de Date cu Caracter.

Nota. În situatia in care solicitarile dumneavoastra sunt in mod vadit nefondate sau excesive, in special din cauza caracterului lor repetitiv, Asociatia TMF  poate:

  • fie sa perceapa o taxa rezonabila tinand cont de costurile administrative pentru furnizarea informatiilor sau a comunicarii sau pentru luarea masurilor solicitate;
  • fie sa refuze sa dea curs cererii.

În aceste cazuri, operatorului ii revine sarcina de a demonstra caracterul vadit nefondat sau excesiv al cererii.

Transmiterea către terti a datelor personale

Va informam ca datele cu caracter personal care va privesc nu sunt transferate de catre asociatia noastra catre alte state sau catre alti destinatari, persoane fizice/sau juridice, cu exceptiile:

  • cazurilor prevazute expres de legislatia nationala sau europeana
  • in situatia in care v-ati inregistrat pe pagina de WEB . În aceasta situatie, datele dumneavoastra, colectate prin intermediul acestei platforme, sunt prelucrate de catre asociatia noastra, la optiunea dumneavostra explicita, si sunt prelucrate de Asociatia TMF

De asemenea, va informam ca, potrivit obligatiilor legale pe care le avem si cand ne este solicitat acest lucru, putem furniza datele dumneavoastra catre autoritati publice investite cu atributii specifice (Parchet, Politie, instantele judecatoresti si alte organe abilitate ale statului), in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate.

Desi luam masurile necesare pentru a proteja informatiile cu caracter personal pe care ni le furnizati, precizam ca transmiterea de informatii prin intermediul retelei publice Internet nu poate fi garantata drept sigura (exista conexiuni de retea intermediare care nu se afla sub controlul nostru, cum ar fi furnizorul local de servicii de comunicatie). În consecinta, va rugam sa luati in considerare ca nu putem garanta securitatea niciunor informatii cu caracter personal pe care ni le transmiteti prin intermediul Internetului.

Colectarea automată de date cu caracter non-personal

În unele cazuri, este posibil ca Asociatia TMF  sa colecteze informatii cu caracter non-personal. Exemple de informatii de acest tip sunt: tipul de browser folosit, sistemul de operare al calculatorului folosit si numele domeniului website-ului de unde a fost facuta conexiunea la site-urile WEB ale asociatiei. În timpul navigarii pe site, Asociatia TMF  ar putea stoca anumite informatii ale Utilizatorului. Aceste informatii vor fi sub forma unui fisier „Cookie” sau a unui fisier similar. Aceste fisiere „Cookies” ajuta asociatia noastra sa raspunda cat mai bine intereselor si preferintelor Utilizatorilor. Cu cele mai multe browsere de Internet se pot sterge sau bloca fisierele „Cookies” sau se poate primi o atentionare inaintea primirii unui astfel de fisier.  Asociatia TMF recomanda Utilizatorilor sa consulte instructiunile browser-ului folosit pentru a identifica cum pot fi utilizate cookie-urile.

Prezenta Politica se completeaza cu Regulamentele specifice fiecarei activitati precum competitii de film, competitii de fotografie, competitii sportive,  etc. care vor fi disponibile pe pagina web a evenimentului respectiv.

Contact: info[@]transylvaniamountainfestival.ro

+ 40 744 179 120 / +40 730 091 232 / + 40 743 166 511 / + 40 746 327 791